Die Realität
Ihre wertvollsten Mitarbeiter
verbrennen Ihr Geld mit Routinearbeit.
30% ihrer Arbeitszeit geht für Aufgaben drauf, die keinen Euro Umsatz bringen
Ihre Top-Fachkräfte sind teuer – zu Recht. Sie sind Experten in ihrem Bereich und sollten Innovation, Umsatz und Wachstum vorantreiben.
Stattdessen verschwenden sie täglich Stunden mit:
- Daten zwischen Systemen kopieren
- E-Mails nach Informationen durchsuchen
- Systeme manuell pflegen
- Korrekturschleifen wegen fehlender Infos
- Warten auf Daten aus anderen Abteilungen
Das sind keine produktiven Aufgaben.
Das ist Kapitalvernichtung.
Was Automatisierung für Ihre Marge bedeutet
Automatisierte Geschäftsprozesse eliminieren versteckte Kosten, die Ihre Marge auffressen. Weniger Verschwendung, mehr Gewinn – messbar und nachhaltig.
Zeitgewinn
Wiederkehrende Arbeit läuft automatisch. Menschen fokussieren sich auf Entscheidungen, nicht Klicks.
Weniger Fehler
Keine Copy-Paste-Fehler, kein Vergessen. Prozesse laufen gleich, jedes Mal.
Skalierbarkeit
Mehr Kunden ≠ mehr Chaos.
Volumen wächst, Aufwand kaum.
Kontrolle
Abläufe sind sichtbar, messbar, steuerbar. Probleme fallen früher auf – nicht erst beim Kunden.
Weniger manuelle Arbeit.
Mehr Marge. So geht's.
Auftragsabwicklung
Ihre Vertriebsmitarbeiter tippen Bestellungen aus E-Mails und PDFs manuell ins ERP ab. Dauer: 15-30 Minuten pro Auftrag. Fehlerquote bei Artikelnummern: 8-12%.
Jeder Fehler bedeutet: Falsche Lieferung, frustrierter Kunde, Nachbearbeitung. Ihr Geld wartet im Posteingang statt in der Produktion.
Unser Auftrags-Agent extrahiert alle Daten aus E-Mails, PDFs und Excel - und legt den Auftrag fehlerfrei im ERP an. In Sekunden statt Minuten. Ohne dass ein Mensch tippt.
Service & Support
Ihre Service-Mitarbeiter sortieren täglich hunderte E-Mails: Wo ist meine Rechnung? Wann kommt meine Lieferung? Ich will retournieren. 60% sind Standard-Anfragen die immer gleich beantwortet werden.
Kunden warten Stunden oder Tage auf Antworten bei simplen Fragen. Ihr Team verbringt Zeit mit Copy-Paste statt echten Problemen zu lösen.
Unser Service-Agent klassifiziert Anfragen, prüft Garantiestatus im ERP, und löst Standard-Fälle sofort. Komplexe Fälle? Automatische Weiterleitung mit vollem Kontext.
Automatisierte Rechnungen
Ihre Kreditorenbuchhaltung verarbeitet 500+ Lieferantenrechnungen pro Monat. Jede Rechnung muss geprüft werden: Stimmt der Preis mit der Bestellung? Wurde die Ware geliefert? Ist die Rechnung korrekt? 20-30 Minuten pro Rechnung. Das sind 200+ Stunden/Monat.
Verpasste Skontofristen kosten Sie 2-3% pro Rechnung = €50-200k/Jahr. Doppelzahlungen passieren. Rechnungen für nicht erbrachte Leistungen rutschen durch. Ihre Buchhaltung ertrinkt in Papier während strategische Projekte liegenbleiben.
Unser Invoice-Agent führt den kompletten 3-Way-Match automatisch durch (Rechnung-Bestellung-Wareneingang). Alles stimmt? Automatische Buchung + Zahlung zum optimalen Skonto-Termin. Abweichung? Blockierung + Eskalation an Einkauf. 80% Dunkelverarbeitung.
Reporting
Ihre Controller verbringen die ersten 5 Tage jeden Monats damit, Daten aus 8 verschiedenen Systemen zu exportieren, in Excel zu konsolidieren und Management-Reports zu bauen. Fehleranfällig. Zeitraubend. Immer zu spät.
Der Geschäftsführer fragt am 3. des Monats: 'Wie lief der Monat?' Die Antwort kommt am 8. - wenn Entscheidungen schon getroffen werden mussten. Falsche Konsolidierung führt zu falschen Entscheidungen.
Unser Reporting-Agent zieht Daten automatisch aus allen Systemen (ERP, CRM, HR), konsolidiert sie nach Ihrer Logik und generiert den fertigen Management-Report. Am 1. des Monats um 08:00 liegt er vor.
In 5 Schritten Geschäfsprozesse auf Autopilot.
01
Potenzialanalyse
Wir identifizieren Prozesse mit dem größten Zeit-, Kosten- und Fehlerpotenzial.
→ Fokus auf messbaren Business-Impact.
Ergebnis: Klarer Business-Case
02
Prozess- & Datenanalyse
Wir analysieren Abläufe, Datenquellen und Systemgrenzen.
→ Was lässt sich sicher automatisieren – und was nicht.
Ergebnis: Sauberes Zielbild
03
Automatisierungs-Konzept
Wir definieren Regeln, Ausnahmen, Eskalationen und Agenten-Logik.
→ Planbar, kontrollierbar, kein Experiment.
Ergebnis: Abgestimmtes Soll-Konzept
04
Umsetzung & Integration
Wir bauen die Automatisierung und integrieren sie in Ihre Systeme.
→ Testbar, schrittweise, ohne Betriebsunterbrechung.
Ergebnis: Stabil laufender Prozess
05
Monitoring & Skalierung
Wir überwachen Qualität, Durchlaufzeiten und Ausnahmen.
→ Optimieren kontinuierlich und skalieren bei wachsendem Volumen.
Ergebnis: Nachhaltiger, wachsender Nutzen
Prozessagenturen vs. FLOW FACTOR
Ihr Vorteil auf einem Blick
Prozessagenturen
Tool-getrieben, keine Plattform-Strategie
Fokus auf Einzellösungen statt End-to-End-Prozesse
Begrenzte Erfahrung mit Enterprise-Komplexität
Sicherheit & Compliance nachrangig
Kaum Governance- oder Rollenmodelle
Abhängigkeit von individuellen Setups
Skalierung erfordert neue Architektur
Mit FLOW FACTOR
Microsoft Partner mit klarem Fokus auf M365 & Azure
Automatisiert End-to-End-Geschäftsprozesse – nicht nur Tasks
10+ Jahre Enterprise-Projekterfahrung
Automatisierung by Design sicher & compliant
IT-Security- & Compliance-Background statt Bastellösungen
ISO 27001-Know-how & Datenschutz-Verständnis integriert
Skalierbare, governance-fähige Architektur
Echte Erfolgsgeschichten
Logistik: 40 Stunden manuelle Arbeit pro Tag eliminiert.
Ausgangslage
Täglich 600 E-Mails (Schäden, Belege, Vorgänge) mussten von 20 Mitarbeitern manuell in SAP und DocuWare getippt werden.
Pain: Hohe Fehlerquote und blockierte Fachkräfte.
Lösung
Intelligente KI-Analyse des Posteingangs, automatischer Abgleich mit SAP Business One und Ablage im DMS.
Ergebnis
Kapazität von 5 Vollzeitkräften freigesetzt. Das Team kann sich jetzt um Fahrer und Kunden kümmern, statt Daten abzutippen.
Industrie: Echtzeit‒Entscheidungen statt veralteter Excel‒Tapeten.
Ausgangslage
Wichtige Performance-Daten mussten mühsam aus verschiedenen Silos (Plattformen) zusammengeklickt werden. Berichte waren bei Fertigstellung schon veraltet.
Lösung
Vollautomatische Datenkonsolidierung und Aufbereitung in Management-Dashboards.
Ergebnis
100% Reduktion des manuellen Aufwands. Die Geschäftsführung hat jeden Morgen aktuelle Zahlen auf dem Tisch, ohne dass jemand Excel bedienen muss.
Ihr Weg zu automatisierten Geschäftsprozessen
Microsoft-Partner für KI-Agenten und Prozessautomatisierung.
Seit 10 Jahren helfe ich Mittelständlern, ihre Microsoft-Infrastruktur
produktiv zu nutzen. Dabei sehe ich immer wieder dasselbe: Unternehmen
investieren in M365, ERP und DMS – aber die Systeme arbeiten
nebeneinander, nicht miteinander.
Teams verbringen Stunden mit manueller Dateneingabe, obwohl die
Technologie für Automatisierung längst existiert. Genau deshalb habe
ich Flow Factor gegründet: Wir verbinden Microsoft AI, Copilot Agents
und Power Platform zu durchgängigen Automatisierungslösungen – keine
Insellösungen, keine Tool-Spielerei, sondern messbarer Mehrwert.
Timo Brunner - Gründer von Flow Factor
Ihre Microsoft Cloud
Ihr sicheres Fundament
COPILOT STUDIO
Die beste KI ist die, die man nicht suchen muss. Unsere Agenten integrieren sich direkt in den Workflow Ihrer Mitarbeiter – in Microsoft Teams, Outlook und Word. Keine neuen Tools, kein Schulungsaufwand. Der Agent ist einfach „da“, wo die Arbeit passiert.
Microsoft 365
Wir nutzen die Sicherheitsarchitektur, die Sie bereits bezahlen. Authentifizierung läuft über Entra ID (früher Azure AD). Zugriffsberechtigungen und Compliance-Richtlinien Ihres Tenants gelten automatisch für jeden Agenten. Höchste Sicherheit ohne administrativen Albtraum.
Microsoft Foundry
Hier entsteht die Intelligenz. In Microsoft Foundry (vormals AI Studio) entwickeln, testen und überwachen wir Ihre Agenten. Wir nutzen die „Responsible AI“ Werkzeuge, um Halluzinationen zu verhindern und sicherzustellen, dass die KI exakt nach Ihren ethischen und logischen Vorgaben handelt.
Azure Fabric
Fabric ist das Fundament. Mit OneLake verbinden wir Ihre strukturierten ERP-Daten mit unstrukturierten Dokumenten aus SharePoint. Wir schaffen eine „Single Source of Truth“ in Echtzeit, auf die alle Agenten zugreifen. Nie wieder veraltete oder widersprüchliche Daten.
FAQ - Häufig gestelle Fragen
Was unterscheidet Flow Factor von anderen Automatisierungsanbietern?
Drei Dinge:
1. Microsoft-Fokus: Wir nutzen nur Microsoft-Technologie (Copilot,
Power Platform, Azure). Keine Dritt-Tools, kein Vendor Lock-in.
2. Prozess-Denke: Wir automatisieren, wie der Prozess WIRKLICH läuft –
nicht, wie er im Lehrbuch steht.
3. Verantwortung bis Live: Wir gehen erst live, wenn es stabil läuft.
Keine Konzepte, keine Übergabe an andere – wir bleiben dran.
Können wir selbst weiterbauen, oder sind wir abhängig von Flow Factor?
Sie können jederzeit selbst weiterbauen:
✓ Power Platform ist Low-Code (Ihre IT kann anpassen)
✓ Copilot Studio ist intuitiv (nach Training selbst erweiterbar)
✓ Vollständige Dokumentation inklusive
Viele Kunden starten mit uns, bauen dann intern weiter.
Andere bleiben bei Flow Care (Wartung), weil sie sich auf ihr
Kerngeschäft konzentrieren wollen.
Beides funktioniert.
Wie viel Zeit muss unser Team für die Einführung einplanen?
Deutlich weniger, als Sie denken:
- Kick-off Workshop: 2 Stunden (Prozess-Analyse)
- Testing-Phase: 2-4 Stunden (Feedback zu Prototypen)
- User-Training: 2-4 Stunden (hands-on, nicht PowerPoint)
Die meisten Mitarbeiter merken gar nicht, dass AI läuft – sie
klicken einfach auf "Freigeben" statt Rechnungen abzutippen.
Wichtig: Wir schulen in der Anwendung, nicht in der Technik.
Ihre Teams müssen nicht verstehen, wie Copilot funktioniert – nur, wie sie damit arbeiten.
Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?
Erste Automatisierungen sind oft innerhalb von 2–4 Wochen produktiv. Wir starten mit den Prozessen, die den größten Hebel haben – so sehen Sie früh, was möglich ist.
Ist das DSGVO-konform und sicher?
Ja. Wir arbeiten ausschließlich auf Ihrer Microsoft-Cloud-Infrastruktur, die bereits DSGVO-konform ist. Alle Lösungen werden mit Ihrer IT abgestimmt und entsprechen Ihren Sicherheits- und Governance-Anforderungen.
Was passiert, wenn wir die Zusammenarbeit beenden?
Alles bleibt bei Ihnen. Die Automationen laufen in Ihrer eigenen Umgebung, Sie haben vollen Zugriff und Dokumentation. Kein Lock-in, keine Abhängigkeit.
Funktioniert das in unserer Branche?
Wir arbeiten branchenübergreifend mit dokumenten- und prozessintensiven Unternehmen – Maschinenbau, Großhandel, Logistik, Industrie, Dienstleister. Entscheidend ist nicht die Branche, sondern ob Sie Prozesse haben, die heute manuell laufen und skalieren müssen.
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